Ciclo de vida de una transacción

Para responder a la pregunta que plantea el artículo conviene hablar primero del flujo o ciclo de vida ideal de una transacción en gigstack. Recuerda que esta primera parte se refiere a un flujo hipotético y no necesariamente refleja la forma en la que tú o tu empresa usan gigstack. Una de las aspiraciones de nuestro producto es ser lo suficientemente flexible como para que puedas incorporarte a cualquiera de los pasos siguientes y adaptar nuestra solución a tu uso ideal.

Pago

El ciclo de vida de una transacción comienza con un pago. Este pago tiene varios elementos, pero los esenciales son un cliente y un producto o servicio. Existen diversas formas de crear un pago en gigstack. Puedes hacerlo desde nuestra plataforma, desde nuestra API o enviarlo desde alguna integración.

El pago representa una transacción entre tu empresa y un cliente. Cuando recién llega al flujo de gigstack, esta transacción puede existir en uno de dos estados: exitosa o pendiente. Los pagos exitosos son pagos en los que el intercambio de dinero ya fue realizado. Algunas de nuestras integraciones envían los pagos a gigstack ya que están completos. A la acción de generar un pago completo, gigstack le llama “Registrar un pago”.

Por otra parte, también puedes generar pagos pendientes, es decir, pagos en los que aún no existe un intercambio monetario. Tienes varias opciones para completar este pago: puedes pedir a tu cliente que lo realice a través de nuestro portal de pagos con tarjeta de crédito, Oxxo o SPEI, puedes usar alguna de nuestras integraciones o puedes marcarlo como pagado manualmente desde el portal o la API si así lo deseas (esta funcionalidad puede ser útil para pagos en efectivo o por medios externos a la plataforma).

Una vez que un pago fue registrado y marcado como exitoso, hay dos escenarios posibles. El siguiente paso depende de la información del cliente registrado en el pago. Si la información fiscal del cliente está completa, el pago automáticamente generará una factura. Si la información del cliente no es suficiente, el pago automáticamente creará un recibo.

Recuerda que puedes apagar las automatizaciones de los pagos para evitar este paso, pero gigstack recomienda mantenerlas encendidas para garantizar que todas tus transacciones y conciliación estén en orden.

Recibo de venta

El recibo de venta, entonces, es una de las posibles etapas de transacción que suceden a un pago. Su creación depende de los datos presentes en el cliente asociado al pago. Si al cliente le hace falta alguno de los datos mínimos para facturación, no será considerado como completo y detonará la creación de un recibo de venta.

Así como el pago, el recibo tiene varias propiedades. Entre éstas las más importantes son la información fiscal del cliente y la fecha de validez. La primera determinará si es posible emitir una factura para el cliente, la segunda dicta la ventana de tiempo en la que esto puede pasar.

La mejor forma de completar la información fiscal del cliente es solicitarle que la complete a través del portal de autofactura de gigstack. En esta plataforma, asociada a la transacción, el cliente final puede llenar un formulario para llenar los datos faltantes de su información y detonar la facturación del recibo en cuestión.

A partir de ese momento, tu cliente puede descargar su factura y gigstack guarda la información asociada a éste para que la tengas disponible en todas sus transacciones futuras.

También, si tu plan lo permite, puedes crear un portal de clientes, al que los usuarios de tu producto o servicio pueden acceder para completar su información, facturar todos los recibos que tengan pendientes en el periodo corriente y descargarlos.

Otra forma de completar la información del cliente es hacerlo manualmente a través de nuestra plataforma.

Todos los recibos que no hayan sido facturados dentro del periodo de validez serán incluídos en la factura global al final de este periodo. El escenario más común es que la validez de un recibo y, por lo tanto la factura global, esté acotada al mes en curso, pero no es la única opción a tu disposición. Un recibo puede tener validez hasta el final del día, la semana, el mes o el bimestre.

Factura

Una vez que el cliente asociado a un pago o un recibo tiene su información fiscal completa, la transacción detonará la emisión de una factura. Lo que en gigstack llamamos factura es un documento al que el SAT se refiere como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Es la forma en la que tu negocio registra su actividad económica frente a las autoridades tributarias en México.

Hay una reserva importante sobre el proceso de facturación automática en gigstack. Existen algunos escenarios en los que un cliente puede tener su información fiscal completa, pero esta información es incorrecta. En estos casos, gigstack no creará una factura y será necesario que la información sea corregida mediante alguno de los métodos descritos anteriormente.

Todas las facturas emitidas por gigstack fuera del modo de prueba tienen validez fiscal. En algunos casos es posible cancelar dichas facturas, sin embargo, la recomendación legal es que tu empresa maneje errores o diferencias en montos con el uso de notas de crédito.

Escenarios particulares

Es posible que tu empresa requiera un flujo de transacción distinto al aquí descrito. Eso está bien, gigstack está pensado y construido para adaptarse a tus necesidades.

Puede que manejes todas tus transacciones a través de alguna de nuestras integraciones y automatizaciones y no requieras entrar a nuestra plataforma para nada. O puede que quieras usar gigstack como una plataforma completamente manual y decidas sólo emitir facturas en lugar de pasar por los pasos descritos anteriormente. Puede que a tus clientes no les preocupe facturar sus transacciones y que tu desees dejar que nuestra factura global automática se encargue de todo. En cualquier escenario, gigstack está para ayudarte a revolucionar tu operación.

Entonces, ¿cuál es la diferencia?

Como ya describimos, la diferencia entre un pago, un recibo y una factura radica en la etapa en la que se encuentre la transacción y en la información a la que tenga acceso.Transacciones en las que el intercambio monetario no ha sido realizado se llaman pagos. Si la transacción está completa y tu empresa ya recibió el dinero, el pago estará completo y detonará la creación de un recibo o una factura.

Otra forma de ver al recibo es como una factura pendiente a la que le hace falta algo. En la mayoría de los casos es la información fiscal del cliente. Siempre que las automatizaciones y la factura global estén encendidas, un recibo siempre se convertirá en una factura. Puede ser una factura global emitida a la razón social PÚBLICO EN GENERAL, o puede ser una factura emitida al cliente que corresponde a la transacción.